Используйте календарь-органайзер
Принципиально важно составлять план рабочего дня в письменном виде. Календарь-органайзер предоставляет для этого наиболее удобную форму. Письменно фиксируемые планы обеспечивают разгрузку памяти и оказывают психологический эффект самомотивации к работе. Ваша деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование программе дня.
Прежде всего, следует помнить о том, что планирование рабочего времени не является самоцелью. Это — средство достижения цели. Оно должно быть привязано к постановке и достижению целей и, благодаря этому, становится рычагом, помогающим добиваться действительно высоких результатов.
Конкретный дневной план, а также планы на ближайшую неделю, месяц и год представляют собой последнюю и одновременно самую важную ступень в системе планирования времени. Календарь-органайзер должен содержать план конкретного воплощения (реализации) поставленных целей!
Планы дня, которые держат в голове, легко отвергаются. Реалистичный план дня должен в принципе содержать лишь то, что вы хотите или должны, а также можете сделать в этот день. Потому что чем более достижимыми вы считаете поставленные цели, тем больше сил концентрируете и мобилизуете на их реализацию.
Как планировать каждый день
- Планируйте каждый день с самого утра, а лучше — накануне вечером.
- Составьте список дел, определите время выполнения каждого из них и установите приоритеты.
- Выделите ключевые задачи и обеспечьте их выполнение.
- Не будьте слишком амбициозны — не перегружайте день делами, которые могут подождать.
- Оставьте время для уединения и/или решения неожиданной проблемы.
- Не отвлекайтесь на телефонные разговоры, посетителей и т.п. в период, запланированный для завершения работы.
- Увязывайте каждый день с планами на неделю, месяц, год и с вашими целями.
Осуществляйте эффективный контроль сроков исполнения, используя три контрольных досье:
— текущая неделя;
— следующая неделя;
— текущий месяц.
Составление ежедневного плана
Потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана. Более детальная процедура включает в себя пять стадий:
- Составление заданий.
- Оценка длительности акций.
- Резервирование времени (в соотношении 60:40).
- Принятие решений по приоритетам и перепоручениям.
- Контроль (учет несделанного).
1. Составление заданий
Запишите под соответствующими рубриками формулярами «План дня» все то, что вы хотите или должны сделать на следующий день.
Задачи из списка дел или недельного (месячного) плана:
- невыполненное накануне;
- добавившиеся дела;
- сроки, которые надо соблюсти;
- периодически возникающие задачи.
Немного тренировки и вы сможете составлять список текущих дел так, чтобы:
- в первом приближении распределять их по приоритетности;
- подразделять их на затяжные и «краткие», непродолжительные;
- перепроверять задания, связанные с личным контактом, на предмет возможности выполнения их более рациональным путем (с помощью телефона и т. п.).
Однако это только начало составления вашего плана дня. Реалистичный план дня должен быть всегда ограничен тем, что вы фактически в состоянии сделать.
2. Оценка длительности акций
Проставьте против каждого задания приблизительное время для его выполнения, просуммируйте и определите ориентировочно общее время.
Вы можете возразить в том смысле, что продолжительность отдельных дел невозможно оценить точно. Это верно. Однако после накопления известного опыта вы сможете положить его в основу планирования своего времени. Ведь в этой деятельности вы тоже сталкиваетесь с трудностями при оценке рынка, оборота и расходов.
Имейте также в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в вашем распоряжении. Так что устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, вы вынуждаете себя укладываться именно в это время.
Вы работаете значительно сосредоточеннее и более последовательно избавляетесь от помех, если под определенную задачу отвели определенное время.
Попробуйте в течение 10 дней составлять письменные планы, и вы станете чувствовать себя при этом все более уверенно.
3. Резервирование времени про запас
При составлении плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60% вашего времени м приблизительно 40% должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел. Если вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это значит, что в ваших интересах охватить планом не более 6 часов. Однако зашей целью должен быть 8-часовой рабочий день, при том, что запланированное время должно составить примерно 5 часов!
Если вы запланировали более 60% своего времени, то следует неумолимо довести составленный вами список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть либо перенесен на следующий день, либо вычеркнут, либо завершен за счет сверхурочных.
4. Принятие решений по приоритетам и перепоручениям
Цель: сократить время, отведенное на выполнение заданий дня, до 5—6 часов. Установите однозначные приоритеты для своих дел.
5. Контроль и перенос сделанного
Как показывает опыт, не все задачи могут состояться! Поэтому их приходится переносить на следующий день.
Если вы одно и то же дело переносите многократно, оно становится для вас обузой, и тогда существует две возможности:
— вы наконец-то решительно за него беретесь и доводите до конца;
— вы отказываетесь от этого дела, так как иногда проблема решается сама собой.
Преимущества метода
20 преимуществ указанного метода составления план дня:
- лучший настрой на предстоящий рабочий день;
- планирование следующего дня;
- четкое представление о задачах дня;
- упорядоченное течение дня;
- преодоление забывчивости;
- концентрация на наиболее существенном;
- уменьшение объема «бумажной» работы;
- достижение целей дня;
- выделение более важных и менее важных дел;
- принятие решений об установлении приоритетов и о перепоручении;
- рационализация посредством группировки задач; сокращение помех и нежелательных перерывов;
- самодисциплина при выполнении задач;
- уменьшение стрессов и нервного напряжения;
- спокойное восприятие непредусмотренных событий;
- улучшение самоконтроля;
- ощущение успеха в конце рабочего дня;
- повышение удовлетворенности и мотивации;
- рост личных результатов;
- выигрыш во времени за счет методичной организации труда.
При успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда вы сможете ежедневно экономить от 10 до 20% вашего времени!
Временной принцип Парето (соотношение 80:20)
В процессе работы за первые 20% расходуемого времени (затраты) достигается 80% результатов (выпуск). Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога.
Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат времени дела. Необходимо приступать к вопросам, сообразуясь с их значением и важностью:
Сначала — немногие «жизненно важные» проблемы, а потом уже — многочисленные «второстепенные».
Принцип Эйзенхауэра
В зависимости от степени срочности и важности задачи различаются четыре возможности их оценки и (в итоге) выполнения.
1. Срочные/ важные дела. За них следует приниматься немедленно и самому выполнять.
2. Срочные/менее важные дела. Здесь существует опасность попасть под «тиранию» спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Если же она, однако, является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнение не требуется каких-либо особых качеств.
3. Менее срочные/важные задачи. Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Сложности здесь возникают тогда, когда эти задачи рано или поздно превращаются в срочные и должны быть лично вами разрешены в кратчайшие сроки. Перепроверьте степень важности и попробуйте задачи этого типа полностью или частично поручать своим сотрудникам.
4. Менее срочные/менее важные дела. Очень часто дела этой категории оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагами. Если вы вдруг начинаете заниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, то вам не следует жаловаться на перегрузку работой. Даже ваши подчиненные не должны приниматься за задачи этой группы.
От задач несущественных и несрочных следует воздерживаться!
|
|
Читайте в рубрике «Деловая карьера»: |